Project omschrijving

Wat een verademing, van papier naar digitaal

Stel je voor: tweehonderd papieren formulieren die in december op het bureau van één P&O medewerkster liggen. Graag voor 1 januari te verwerken. Tijdrovend, de kans op fouten ligt op de loer en eigenlijk is papier niet meer echt van deze tijd.

‘We werken al jaren naar tevredenheid met Cobra, een HRM- en salarissysteem,’ begint Maike Tito, adviseur P&O bij Talis. ‘Maar de aanvragen voor het cafetariasysteem van de secundaire arbeidsvoorwaarden werden nog altijd op papier gedaan. ‘Dat moet toch ook digitaal kunnen,’ zeiden we tegen elkaar. En zo kwam de vraag bij Pointlogic te liggen.’

Ingeloste verwachting

Het systeem Inspire ging december 2020 live voor het verwerken van de aanvragen voor 2021. ‘Alle nieuwe dingen stuiten op een beetje weerstand, en dat is bij Talis niet anders.

Maar bij het project Inspire was die weerstand minimaal. Grote voordeel is dat dit systeem wat betreft inrichting en gebruiksvriendelijkheid veel lijkt op Cobra, het systeem dat we al gebruiken.

Pointlogic heeft echt zijn best gedaan het zo eenvoudig en duidelijk mogelijk te maken. Wat we dus eigenlijk vooral hoorden was ‘wat een verademing’ van zowel de medewerkers die hun aanvraag indienden als van de medewerkster die geen hoge stapel papier op haar bureau kreeg. Het was aan alle kanten wat we er van verwacht hadden.’

Contact zonder ruis

‘We hadden vanuit Pointlogic één contactpersoon, net zoals we bij Talis één contactpersoon hadden. Dat werkte ontzettend goed. Snelle afspraken, geen ruis van andere personen, niet steeds de situatie opnieuw uit moeten leggen. En we hebben eigenlijk nooit een ‘nee’ gehoord. Als we al iets vroegen dat niet mogelijk was, werd het een ‘nee, maar dit kan wel’ en kregen een alternatief voorstel. Er werd op alle vlakken goed met ons meegedacht.’

Het was aan alle kanten wat we er van verwacht hadden.

Maike Tito, Talis

Na het eerste jaar proefdraaien moeten er nog wel een paar verbeterslagen gedaan worden. ‘Die vraag staat uiteraard al uit, en we gaan er van uit dat alles voor komende december rond is.’

Daarnaast ligt er ook al een nieuwe vraag. ‘Het loopbaanontwikkelingsbudget wordt elk jaar in januari toegekend. Dat gaat met behulp van een rekentool in een Excelsheet, een systeem dat ergens tussen papier en digitaal in zit. Het is geen dynamisch document, heeft geen interactie met Cobra en moet bij elke nieuwe invoer opnieuw ge-upload worden. Voor ons wordt dat een nieuwe stap in efficiëntie en digitalisering, voor Pointlogic is het een pilotproject.’