Project omschrijving

Grolsch is een multinationale bierbrouwerij, gevestigd in Enschede en onderdeel van Asahi Europe Ltd. Bij Grolsch kan de communicatie over arbeidsvoorwaarden en secundaire arbeidsvoorwaarden een hele uitdaging zijn. Met meer dan 650 werknemers is het vaak moeilijk om alle wijzigingen en persoonlijke voorkeuren bij te houden. Zeker als de meeste papieren formulieren zeven pagina’s lang zijn en niet iedereen precies weet welke fiscale voordelen hij of zij in zijn/haar voordeel kan gebruiken.

Daarom wilde Grolsch een verandering.

Een efficiënter, milieuvriendelijker systeem dat werknemers meer inzicht zou geven in hun arbeidsvoorwaarden en voordelen. Een systeem dat de deur opent naar een nieuw tijdperk. Een digitaal HR-systeem dat werknemers in staat stelt hun arbeidsvoorwaarden en arbeidsomstandigheden te personaliseren, terwijl ze in datzelfde systeem direct de resultaten zien van hun keuzes.

Lees verder om meer te weten te komen over het veranderingsproces bij Grolsch en de positieve effecten die het tot nu toe heeft gehad.

De situatie

Elk jaar in oktober krijgen werknemers de kans om hun arbeidsvoorwaarden te herschikken. Zij kunnen bijvoorbeeld hun werktijden wijzigen of kiezen voor bepaalde secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals extra vakantiedagen of een fiets.

Al deze wijzigingen moeten echter in een heleboel formulieren worden opgeschreven.

Als je zo’n groot bedrijf bent als Grolsch, kan al dat papierwerk tot een flinke administratieve uitdaging leiden. Zeker als je te maken hebt met verschillende CAO’s en vroegere personeelsvoorzieningen.

Vroeger moest iedere werknemer van Grolsch een formulier van zeven pagina’s invullen. Soms moesten HR-adviseurs zelfs de voor- en nadelen van elke individuele situatie uitleggen. Het is niet moeilijk voor te stellen dat dit proces veel tijd, moeite en geld kostte – en dat er iets aan moest veranderen.

De interventie

Op dat moment zijn Danielle (HR Operations en Payroll Controller bij Grolsch) en Steven (Pointlogic HR) gaan nadenken over een oplossing. Wat als we de administratie van arbeidsvoorwaarden digitaliseren in een systeem dat de persoonlijke situatie en secundaire arbeidsvoorwaarden van iedere werknemer laat zien bij het registreren van wijzigingen?

Zo ontstond in april 2018 het idee van My Benefits met behulp van het bestaande platform van Pointlogic. Een digitaal HR-systeem dat klaar is voor het nieuwe werken, zonder administratieve rompslomp. Vervolgens begonnen Steven en Marian (Analytical Consultant) het project te leiden.

In augustus 2018 nodigden zij Kick (HR Business Analyst bij Grolsch) uit om de projectleider te worden en ervoor te zorgen dat het nieuwe systeem live zou zijn voor de jaarvergadering in november. Een hele uitdaging, aangezien My Benefits nog niet helemaal klaar was en ook alle werknemers op de hoogte moesten worden gebracht van de aankomende veranderingen.

Kick’s energie en frisse blik gaven het project echter precies wat het nodig had om te slagen. Er werd een strakke planning gemaakt en in slechts een paar maanden tijd was de nieuwe online omgeving gebouwd, getest en klaar voor gebruik; in november 2018 werd deze voor het eerst in gebruik genomen.

De resultaten

Het nieuwe systeem, genaamd My Benefits, wordt momenteel gebruikt door Grolsch om alle arbeidsvoorwaarden van zijn werknemers te verzamelen. Maar er zit nog meer aan te komen. In de komende maanden wil het bedrijf meer simulatiemodules aan het systeem toevoegen. Zo krijgen de werknemers direct inzicht in het mogelijke resultaat van een wijziging van hun arbeidsvoorwaarden.

Uit een tevredenheidsonderzoek is al gebleken dat de tevredenheid onder de werknemers is gestegen van een 6.8 (op 10) met het oude papieren systeem naar een 8.2 met My Benefits!

Conclusie

My Benefits is een oplossing gemaakt voor het digitale tijdperk. Het stelt werknemers in staat om zelf hun arbeidsvoorwaarden te veranderen en geeft hen, dankzij de simulatiemodules, waardevolle inzichten in de effecten van de veranderingen die zij doorvoeren.

Wat toekomstige verbeteringen of add-ons betreft, kijkt het Grolsch team ernaar uit om de My Benefits-functie uit te breiden met meer HR-tooling. Om dit te bereiken zullen ze nauw samenwerken met hun IT-afdeling om de simulaties te finetunen en de stap voorwaarts te zetten naar het nieuwe, digitale tijdperk.

Dit artikel is eerder gepubliceerd, op deze pagina.