Project Description

Het gaat beter met de economie. Dat heeft z’n weerslag op de arbeidsmarkt, want de vraag trekt aan. Ook al hebben werkgevers meestal geen levenslange contracten meer in de aanbieding, zij hebben wel altijd mensen nodig met de juiste skills die zich voor korte of langere tijd aan hun organisatie willen binden. Flexibele arbeidsvoorwaarden zijn een must om deze mensen te interesseren voor je bedrijf. Het nieuwe ‘boeien’ gebeurt flexibel. De Technische Universiteit Delft (TU Delft) heeft dat begrepen.

De basis van het systeem van flexibele arbeidsvoorwaarden, ook wel ‘keuzemodel of cao à la carte’ genoemd, bestaat uit het ruilen van de ene arbeidsvoorwaarde voor de andere. Soms wordt ook gesproken van het ruilen van bronnen zoals salaris en verlofuren tegen doelen zoals pensioen, reiskostenvergoeding, extra verlof of extra inkomen. In de meeste cao’s is daarover wel iets opgenomen.

Samenstellen naar smaak

Wie werkt met flexibele arbeidsvoorwaarden geeft medewerkers de gelegenheid om hun arbeidsvoorwaardenpakket gedeeltelijk samen te stellen naar eigen smaak. Uiteraard met inachtneming van wet- en regelgeving, denk bijvoorbeeld aan het minimumloon. Het voordeel voor de werknemer van het ruilen van looncomponenten voor andere beloningsvoordelen in een keuzemodel is gelegen in het feit dat de doelen vaak tegen een lager tarief of in het geheel niet belast worden.
Een (hogere) vergoeding voor reiskosten, extra verlof, levensloop, bedrijfsfitness of een fiets van de zaak, een werkgever mag het zijn medewerkers allemaal aanbieden in plaats van brutoloon. Daarmee doet de werkgever meer recht aan de individuele situatie van zelfbewuste medewerkers die een duidelijke balans zoeken tussen werk en privé.

Boeien anno nu

Flexbenefits zijn een goede manier om medewerkers te boeien anno nu. Want mensen worden het meest blij van arbeidsvoorwaarden die passen bij hun situatie. Flexibele arbeidsvoorwaarden vormen bovendien een systeem waarbij het mes aan twee kanten snijdt. Door het invoeren van een cafetariamodel of arbeidsvoorwaarden à la carte, kan het personeel niet alleen zelf een passend pakket uitzoeken, maar blijven ook de kosten voor de werkgever binnen de perken. De werknemer verklaart zich bereid afstand te doen van een of meer beloningen zoals een bonus of eindejaarsuitkering en krijgt in ruil daarvoor bijvoorbeeld een extra (onbelaste) reiskostenvergoeding of een fitnessabonnement en ontvangt daarmee meer netto inkomen.

Administratie

Het administreren van flexbenefits luistert wel nauw; de Belastingdienst wil graag dat het goed gebeurt en als werkgever zit je niet te wachten op allerlei bijtellingen omdat je bijvoorbeeld de vrije ruimte uit de Werkkostenregeling niet goed hebt toegepast. ‘De vele wetswijzigingen en nieuwe regelingen hebben veel impact op HR-afdelingen van organisaties’, weet Vincent Wongsowinangoen. Als adviseur arbeidsvoorwaarden en rechtspositie van de TU Delft is hij medeverantwoordelijk voor een juiste uitwerking van de vele wetswijzigingen in het beleid van zijn werkgever. ‘Veel recente wijzigingen –zoals de Werkkostenregeling- gaan volgens de algemene opinie veeleer over besparingen van de overheid dan dat ze lastenverlichting opleveren voor werkgevers. Als het ooit van belang was om goed te administreren, is het nu. Want het kost geld als je de gestelde normen in de WKR overschrijdt.’

Om de uitruil van arbeidsvoorwaarden gemakkelijk te laten plaatsvinden, binnen de mogelijkheden van de werkgever en de grenzen van de wet, biedt automatisering de helpende hand. Niet alleen aan werkgevers, maar ook aan medewerkers, die met employee self service (ESS) gemakkelijk 24/7 hun eigen keuzes kunnen maken, inzien en aanpassen. De TU Delft gaat nog een stapje verder; de instelling biedt medewerkers ook de gelegenheid de gevolgen van hun keuzes eenvoudig door te rekenen met de tool inspire van Pointlogic. Zo komen zij financieel niet voor verrassingen te staan en weten ze precies waarvoor zij kiezen.

Eisen en wensen

De TU bood medewerkers al langer een doorrekenmogelijkheid bij de à la carte arbeidsvoorwaarden om ESS zo transparant en goed mogelijk te faciliteren, maar het onderhoudscontract voor dat systeem liep af. ‘We hebben toen de kans benut om een toekomstbestendige applicatie te bouwen, die precies aan onze wensen voldoet’, zegt Wongsowinangoen. ‘Wij hebben onderzoek gedaan in de markt en kwamen bij Pointlogic uit om die applicatie voor ons te bouwen, we werken er nu voor het tweede jaar mee.’
Waarom Pointlogic? ‘Omdat ze goed scoorden op ons Programma van Eisen’, zegt Wongsowinangoen. ‘We zagen wel dat er veel ingericht moest worden in het systeem – maatwerk bleek onontkoombaar – en ook nog in een heel krap tijdsbestek, maar de aanbieder heeft onze verwachtingen wel waar gemaakt. Het systeem doet wat wij willen, ondanks kleine verbeterpuntjes die er nog wel zijn. Dat is ‘work in progress’ en die punten lossen we in goede samenwerking met de aanbieder op om steeds verder te kunnen optimaliseren.’

Win-win

Zowel voor medewerkers van de TU als voor de organisatie creëert inspire een win-win situatie, zegt Wongsowinangoen, met inzicht en gemak voor alle partijen. Hij somt op waar de win-win in de praktijk uit bestaat: ‘Het systeem is snel en eenvoudig in gebruik en loodst medewerkers door het programma heen bij het invullen van het keuzemodel. Controleslagen zijn daarbij ingebouwd om fouten te voorkomen. Dat is heel efficiënt, het bespaart ons tijd en geld en zorgt voor een kwaliteitsverhoging’, zegt hij. ‘De tool doet de berekeningen op de manier die wij voorstaan. Aanvraagrapporten worden automatisch toegevoegd aan het personeelsdossier. Pointlogic kon bovendien aansluiten bij onze wensen voor de look & feel van een nieuw systeem, dat niet alleen aansprekend, maar ook gebruikersvriendelijker moest zijn voor onze medewerkers.’

Positief beeld

Daarnaast, benadrukt de arbeidsvoorwaardenspecialist, draagt het systeem bij aan een positiever beeld van de werknemer over de werkgever. ‘Wij hebben ons als TU Delft een inspanning getroost om een goed systeem op te zetten waarmee we medewerkers helpen en ontzorgen. In deze arbeidsmarkt is dat belangrijk. Eén van de doelen van het HR-vak is het om aan een positief imago te bouwen van de organisatie zodat talentvolle mensen hier willen werken. Wij geloven wat dat betreft in ESS, maar voorwaarde daarvoor is dan wel dat de faciliteiten voldoen aan de verwachtingen.’
Hoe goed het à la carte-systeem ook is, niet voor iedereen is het gesneden koek. De HR-afdeling organiseert daarom ook hulp bij het invullen van het keuzemenu. Zelfs op ludieke wijze, door in een actieweek elektrische Toek-Toeks over de campus te laten rijden. ‘Medewerkers kunnen instappen en alvast een antwoord krijgen op hun vragen, of vervoerd worden naar HR Services voor het stellen van vragen en/of hulp bij het benutten van de applicatie’, zegt Wongsowinangoen. ‘Dat we zoiets doen, levert positieve feedback op. Ook op het à la carte systeem zelf krijgen we trouwens positieve feedback, zelfs ongevraagd. Medewerkers worden blij van de applicatie.’

De TU verzorgt onderwijs aan circa 19.000 studenten en heeft tussen de 4.500 en 5.000 medewerkers. Deze medewerkers maken allen gebruik van het à la cartesysteem voor de uitruil van arbeidsvoorwaarden. Zij kunnen kiezen voor het verkopen van verlofuren in ruil voor extra inkomen, maar ook voor andere doelen zoals mobiliteitsvergoeding (reiskosten), vakbondscontributie, extra verlof, lidmaatschap van de beroepsvereniging, levensloop en extra pensioen. Ook het salaris, hun vakantie-uitkering en eindejaarsuitkering kunnen zij inzetten als bronnen voor deze doelen. De mobiliteitsvergoeding, die o.a. berekend wordt met een ingebouwde routeplanner en extra inkomen zijn doelen die medewerkers graag aanvinken in het systeem.

Strategie en visie

De Technische Universiteit Delft verzorgt vooraanstaand wetenschappelijk onderwijs en onderzoek en streeft daarin naar een toppositie in wereldwijde rankings. Kennisvalorisatie is een belangrijke pijler; de TU wil technologische ontwikkelingen voortbrengen die bijdragen aan duurzaamheid en een economisch florerende samenleving, en oplossingen bieden voor de hedendaagse en toekomstige samenleving. ‘Ook de ondersteunende functies committeren zich aan deze visie’, zegt Wongsowinangoen. ‘HR faciliteert medewerkers bij het snel, goed en gemakkelijk regelen van hun arbeidsvoorwaarden zodat zij meer tijd overhouden voor hun core business: het geven van onderwijs en het doen van onderzoek. In onze HR-strategie, ‘Freedom to Excel’, wordt gesteld dat kwaliteit en vernieuwing twee van de speerpunten zijn. inspire, bij de TU Delft ‘IKAPP’ gedoopt, gaat over kwaliteit én vernieuwing en past heel goed bij de visie van de TU Delft.’
Als voorbeeld wijst hij op de effecten van ESS op het doel ‘duurzaamheid’. ‘Door de digitalisering van het à la cartesysteem hebben we geen papieren aanvragen meer. Bij vijfduizend medewerkers die per persoon op jaarbasis een aantal aanvragen doen, scheelt dat een heel aantal bomen. Dat levert weer een bijdrage aan duurzaamheid.’

Tot slot

Voor HR-professionals die ook aan de slag willen met optimaliseren van hun flexibele arbeidsvoorwaardensysteem, heeft Vincent Wongsowinangoen wel goede raad. ‘Wat altijd van toepassing is bij dit soort processen, is: breng je eigen wensen en eisen in kaart en leg ze goed vast zodat je er gedurende het proces steeds op terug kunt vallen. En laat je in eerste instantie niet weerhouden door veronderstelde onmogelijkheden. Soms kan er toch veel meer dan je denkt en kan het gesprek met de aanbieder van een systeem dit inzichtelijk maken.’

Dit artikel werd hier al eens eerder gepubliceerd.