Pointlogic en NFU.
Imagine zet ontwikkeling loonkosten in perspectief.
Loonkostenstijgingen inpassen binnen de daarvoor gecreëerde ruimte. De branchevereniging van Universitair Medische Centra, de NFU, neemt deze telkens terugkerende puzzel op zich. Met zijn collega’s uit de zes andere Academisch Medische Centra vormt Ed Harms, businesscontroller bij het UMC Utrecht, de Rekengroep. “Binnen die Rekengroep hebben we de taken verdeeld. Ik gebruik de tool Imagine van Pointlogic. Daarmee rekenen we per mogelijke verandering de effecten door. De verschillende prognoses die daar uitkomen, maken begroten en budgetteren mogelijk.”
“We gebruiken dit om voor mogelijke verandering de effecten te berekenen. De verschillende prognoses die daar uitkomen, maken begroten en budgetteren mogelijk.”
Wat als...
“Imagine is een leuke, innovatieve tool, waarin je varianten bouwt: specifieke scenario’s, waarmee je de financiële impact van bijvoorbeeld cao-veranderingen simuleert. Je configureert Imagine dan met nieuwe parameters, om te zien wat het effect is op de budgetten en prognoses. Bij de cao-onderhandelingen is de voorzitter van de Rekengroep toehoorder. Hij voorziet ons van de informatie die we daarvoor nodig hebben, zoals cao-verhogingen of generatieregelingen, en andere secundaire arbeidsvoorwaarden.”
“Niet voor alle voorstellen is Imagine bruikbaar. Maar als dat wel zo is, dan bouw ik in Imagine een of meer varianten waarin die veranderingen zijn ingebouwd. Die laat ik los op de database waarin alle personele kosten zijn opgenomen. Imagine rekent de effecten dan uit, en die kun je afzetten tegen de oude situatie. Met andere woorden: wat zijn de meerkosten van een bepaald voorstel? Met de voorstellen waarvan we de effecten op een andere manier berekenen hebben we dan een totaalbeeld. Alles moet passen binnen het werkgeversmandaat en de zogeheten OVA-ruimte die VWS biedt.”
“Eenvoudige varianten, met rechttoe rechtaan-berekeningen, bouw ik zelf. Dan hoef ik bijvoorbeeld alleen een parameter of een percentage van een loonsverhoging aan te passen. Bij lastigere varianten bel ik om te overleggen. Dan werk ik samen met de consultant van Pointlogic.”
Checks en double checks.
Uitkomsten doorrekenen moet secuur gebeuren. “Als er een cao-voorstel ligt, moet ik dat echt duidelijk over het voetlicht brengen, zodat ik het goed kan laten bouwen. Pointlogic stelt dan ook telkens en terecht allerlei checkvragen over de details van het voorstel: ‘Is dit-en-dit het voorstel? Dan gaan we het zo-en-zo bouwen.’”
NFU en Pointlogic checken op deze manier samen voortdurend en zorgvuldig de modellen en de uitkomsten. “Ik vergelijk het maar met het vier-ogen-principe.” Om dezelfde reden maakt de Rekengroep ook alle berekeningen in Excel. “De toenmalige directeur van Pointlogic begreep die behoefte heel goed. We voelen ons er gewoon comfortabel bij, als andere berekeningen dezelfde uitkomst geven.”
Ed Harms, Business Controller
“Als er een cao-voorstel ligt, moet ik dat echt duidelijk over het voetlicht brengen, zodat ik het goed kan laten bouwen. Pointlogic stelt telkens en terecht allerlei checkvragen over de details van het voorstel: ‘Is dit-en-dit het voorstel? Dan gaan we het zo-en-zo bouwen.’”
Rapportages.
Naast deze simulaties genereert Imagine nog meer managementinformatie uit de periodiek aangeleverde gegevens van de ziekenhuizen. “We gebruiken Imagine niet alleen prospectief, maar ook retrospectief. De database maakt van alles mogelijk. De kunst is om behapbare informatie te maken van die massa aan gegevens. Ontwikkelingen op loonkosten of onderdelen daarvan kun je terugkijkend analyseren en de ziekenhuizen zijn er eenvoudig onderling op te vergelijken.”
NFU legt Imagine diverse vragen voor. “Hoe hebben de kosten in de verschillende kostencategorieën zich tot nu toe ontwikkeld? Hoe gaan de kosten zich ontwikkelen als bijvoorbeeld een bepaalde secundaire arbeidsvoorwaarde wijzigt? Wat is daarvan het effect op de totale werkgeverslasten voor de umc’s? Zo kun je tot heel concrete inzichten komen, zoals dat de kosten voor onregelmatige diensten in een bepaald ziekenhuis relatief hoog zijn.”
Rapportages stelt Pointlogic op volgens een vaste indeling. Daarnaast is er weleens behoefte aan een andere indeling. “Die maak ik ad-hoc zelf, of we vragen Pointlogic om de standaardrapportages aan te passen. Zo ontvangen we sinds enkele jaren een beknopte extra rapportage op fte’s en euro’s, met de kosten per huis. Die geeft snel inzicht in de kostenverhoudingen. Roepen die vragen op, dan is er nog altijd de verdiepende rapportage.”
Veiligheid.
Harms is zeer te spreken over de beveiliging van Imagine. “We hebben een snelle toegang, omdat het systeem tegenwoordig extern gehost wordt. Het is erg goed beveiligd, zeker sinds er hoge AVG-eisen gesteld worden. Iedere drie maanden moeten we Pointlogic expliciet toestemming geven om aanpassingen te doen in ons model. Doe ik dat niet op tijd en is er een spoedvraag, dan kunnen ze er niet bij.”
Concluderend stelt Harms vast: “Met de betrouwbare rekentool Imagine en de toegankelijke consultants van Pointlogic is het goed en snel samenwerken. Naast alle inhoud is ook dat prettig. Het is er allemaal belangrijk genoeg voor.”