Het liefst houden we onze medewerkers stuk voor stuk tevreden. Bijvoorbeeld met de juiste arbeidsvoorwaarden; ‘maatwerkbeloning’ toegespitst op de behoeften van de individuele medewerker. Zeker met vier generaties op de werkvloer – waarvan de jongste als consument niet beter weet dan dat producten en diensten op hem worden aangepast – bijna onmisbaar. Maar daar ontstaat voor werkgevers een paradox: hoe meer maatwerk voor de medewerker, hoe meer administratie voor HR.
Op het eigen bordje
Een bekend probleem, weet Johan Defevere uit ervaring. Defevere is CEO bij Unbox, een HR-dienstverlener die organisaties werk en beloning helpt te transformeren en sindskort partner van Pointlogic HR in België. Zelf werkte hij ook jarenlang in HR. Defevere: ‘HRM’ers zijn vaak bang. De eerste gedachte is: wie gaat die flexibiliteit allemaal beheersen? Vaak komt die administratie van al die individuele regelingen op hun eigen bordje terecht.’
Veel werkgevers willen wel flexibiliteit bieden, maar niet ten koste van zichzelf. Een gemiste kans, vindt Defevere. HR moet toekomstgerichter gaan kijken. ‘Medewerkers staan nu aan het stuur. De vraag is niet meer: “wat zijn de criteria waarop ik deze kandidaat kan selecteren?” maar “hoe kan ik deze persoon een aanbod doen dat aansluit bij zijn individuele verwachtingen?”’
Voorbij het cafetariamodel
Veel verder dan het bekende cafetariamodel komen veel werkgevers niet. Ze bieden de medewerker via budgetten wel keuze in arbeidsvoorwaarden, maar nog steeds weinig speelruimte, stelt Defevere. Niet hetzelfde als maatwerk.
‘Werknemers hebben bijvoorbeeld een vastgesteld mobiliteits- of communicatiebudget dat ze vrij mogen besteden. Maar sommige medewerkers hebben geen behoefte aan een mobiliteitsbudget, die hebben liever een groter budget om een duurdere laptop aan te schaffen.’
Wel de lusten, niet de lasten
Om het administratieve argument uit de weg te ruimen, biedt het bedrijf van Defevere werkgevers daarom het Unbox-platform dat deze processen uit handen neemt. Alle beloningsgerelateerde zaken en individuele keuzes van medewerkers worden hier in opgenomen, doorgerekend en uitgevoerd.
Werkgevers kunnen met behulp van de f3 : corporate-software van Pointlogic HR simuleren met verschillende beloningsscenario’s. Dit geeft vooraf inzicht in de kosten en baten van de verschillende mogelijke beloningsstrategieën. Ook de individuele keuzes en bijbehorende beloningsoverzichten van medewerkers worden zo doorgerekend. Een flinke verlichting dus voor HR.
Strak fiscaal stramien
Naast extra administratie voor de werkgever geeft maatwerkbeloning nog een probleem: wetgeving laat meer flexibiliteit zowel in Nederland als België amper toe. Daardoor zitten veel werkgevers bij de modernisering van arbeidsvoorwaarden noodgedwongen vast in een strak fiscaal stramien.
Aan dit soort problemen dankt Unbox zijn bestaansrecht. Het bedrijf van Defevere tilt het individuele keuzebudget via een innovatieve oplossing naar een hoger plan. In het Unbox-platform wordt het besteedbare budget voor de medewerker namelijk niet vastgesteld in euro’s, maar in ‘U-points’.
Benzineslurpende leaseauto
Hoe werkt dit? Aan elke arbeidsvoorwaarde kan een verschillende waarde in U-points worden toegekend. Zo kan een werkgever die veel belang hecht aan duurzaamheid bijvoorbeeld meer waarde toekennen aan een ov-abonnement of zuinige leaseauto in plaats van een benzineslurpende bak. Zo kunnen U-points dus worden ingezet om belangrijke organisatiewaarden in de etalage te zetten.
Een eenvoudige bezuinigingsoefening? Zeker niet. De fiscale optimalisatie is absoluut niet de insteek, benadrukt Defevere. Het is een gevolg, maar het is secundair aan het doel: werkgevers meer speelruimte bieden om in te spelen op individuele wensen en dus het beloningsbeleid te moderniseren.
Immobiel personeelsbestand
Defevere: ‘Dit hele systeem is ontstaan vanuit onze visie op employability. Veel bedrijven kennen een immobiel personeelsbestand. Als zij hun mensen willen ondersteunen om inzetbaar te blijven, dan moeten ze beloning ook anders vormgeven. Willen medewerkers zich continu blijven ontwikkelen, dan moet beloning daar op elk moment in de carrière bijpassen.’
Dat is lang niet altijd het geval. Zowel in Nederland als in België is beloning vaak nog sterk verweven met annuïteit, de lengte van het dienstverband. Defevere: ‘Veel medewerkers zitten daardoor in een gouden kooi. Ze zitten niet meer goed op hun plek, maar willen geen afscheid nemen van hun functie vanwege de goede arbeidsvoorwaarden.’
Gouden kooi openbreken
De U-points van het Unbox-platform zijn hiervoor bij uitstek ontworpen. Werkgevers kunnen opleiding en ontwikkelen stimuleren door arbeidsvoorwaarden rondom zaken als e-learning, opleiding en coaching meer U-points toe te kennen. En dat kan een bedrijf strategisch voordeel opleveren.
Werkgevers die beloning aanpassen aan de wensen van hun medewerkers, hebben een impact op de manpower van het bedrijf. Defevere: ‘Je trekt mensen aan en houdt de juiste mensen binnenboord. Doordat je geen muurvaste systemen creërt voor medewerkers, voorkom je dat ze in die gouden kooi terechtkomen. Op dat moment kun je mensen noch intern, noch extern inzetten. Dan steven je uiteindelijk af op een mismatch.’